Lối Sống Xanh

11 mẹo quản lý thời gian dành cho freelancer

Wikicabinet – Kênh thông tin tri thức nhân loại kính chào quý độc giả ở kỳ trước chúng tôi đã giới thiệu các chủ đề về:

Để bất kỳ sự lựa chọn nào không còn hối tiếc!

Kỳ này wikicabinet lối sống xanh xin giới thiệu đến độc giả một chủ đề thú vị về 11 mẹo quản lý thời gian dành cho freelancer. Mời quý độc giả đón theo dõi chủ đề này cùng wikicabinet lối sống xanh nhé.

Là một freelancer, quản lý thời gian là một trong những kỹ năng quan trọng nhất mà bạn cần phát triển. Nếu bạn không quản lý thời gian của mình một cách hợp lý – thì bạn sẽ không kiếm được nhiều tiền.

Bạn có dành một hoặc hai giờ trên mạng xã hội mỗi sáng không? Điều này có vẻ không phải là một vấn đề lớn – nhưng đây có phải là thời gian của bạn không? Bạn phải quyết định điều này. Bạn có thể đang làm việc, kết nối mạng hoặc củng cố kỹ năng của mình không? Bạn có nên làm điều đó không?

Tôi đã làm việc tự do trong một thập kỷ. Quản lý thời gian  là điều mà tôi chắc chắn phải vật lộn trong nhiều năm – và thỉnh thoảng vẫn làm. Tuy nhiên, những gì tôi nhận thấy là cần phải có nhiều kỷ luật để quản lý hiệu quả thời gian của bạn với tư cách là một freelancer.

Mười một mẹo quản lý thời gian dành cho người làm nghề tự do này chắc chắn đã giúp ích cho tôi trong lĩnh vực quản lý thời gian. Kết quả là – tôi đã trở thành một freelancer hiệu quả và thành công hơn.

1. Suy nghĩ lại danh sách việc cần làm của bạn

Tôi là một fan hâm mộ lớn của danh sách việc cần làm. Tôi có thể nói rằng hầu hết những người làm việc hiệu quả. Vấn đề là, nếu bạn không sử dụng chúng một cách chính xác – chúng có thể trở nên quá khó chịu và mất tinh thần. Nếu bạn có một danh sách việc cần làm bao gồm 30 mục mơ hồ như “kiểm tra email”, gọi điện thoại ”và“ viết bài đăng trên blog ”, bạn sẽ không làm việc hiệu quả.

Hợp lý, cụ thể và được ưu tiên.

Danh sách việc cần làm cần hợp lý, cụ thể và được ưu tiên. Thay vì 30 mục được liệt kê theo cách trên str – hãy cắt danh sách của bạn xuống dưới 10 mục. Làm cho chúng chi tiết hơn – và hấp dẫn – như: “gửi email cho Jim”, gọi lại cuộc điện thoại của Sue ”và“ viết hai bài đăng trên blog về quản lý thời gian ”.

Bạn sẽ làm thử nghiệm của mình như thế nào?

Bạn sẽ cần thử nghiệm và tìm ra cách tiếp cận phù hợp nhất với mình. Một số người yêu thích danh sách kiểm tra truyền thống trên giấy hoặc ghi nhật ký bằng  gạch đầu dòng . Những người khác dựa vào các ứng dụng như Todoist hoặc Trello. Một số dịch giả tự do thích thêm danh sách việc cần làm vào lịch của họ.

Có một trong những kỹ thuật yêu thích của tôi – Ma trận Eisenhower – là một danh sách việc cần làm được chia thành bốn góc phần tư: Làm trước, lên lịch, ủy quyền và không làm.

2. Theo dõi thời gian của bạn

Nếu bạn muốn cải thiện việc quản lý thời gian của mình, thì bạn cần phải xem bạn đang sử dụng các ngày như thế nào và mất bao lâu để hoàn thành công việc.

Bạn có thể đến trường cũ và mang theo một cuốn sổ bên mình trong một tuần. Ghi lại thời gian đi làm buổi sáng của bạn, thời gian bạn trực tuyến lãng phí hoặc lượng thời gian cần thiết để hoàn thành một công việc. Bạn có thể sử dụng đồng hồ bấm giờ của điện thoại để hỗ trợ bạn.

Bạn có nhiều lựa chọn – bao gồm cả việc ở lại như hiện tại.

Tuy nhiên, có hàng trăm phần mềm và ứng dụng  có thể thực hiện việc theo dõi và tính thời gian này cho bạn – thông qua bộ hẹn giờ và bảng thời gian. Thời gian bạn dành cho các trang web cụ thể – Ví dụ: kịp thời tự động theo dõi thời gian của bạn và sau đó đưa ra các đề xuất thông minh về nơi bạn có thể cải thiện.

Tuy nhiên – biết – có thể giúp bạn quyết định.

Ý tưởng là khi bạn theo dõi thời gian của mình, bạn sẽ có thể biết bạn đang lãng phí thời gian như thế nào và ở đâu. Nó cũng sẽ cung cấp cho bạn ý tưởng tốt hơn về thời gian hoàn thành một nhiệm vụ và thời điểm bạn làm việc hiệu quả nhất. Biết điều này có thể giúp bạn tạo một lịch trình.

3. Lập và tuân theo một lịch trình

“Tự kinh doanh nghĩa là bạn có thể làm việc bất cứ khi nào bạn muốn. Kinh nghiệm cho tôi thấy tốt nhất nên đặt giờ làm việc cụ thể, ”  Choncé Maddox viết trong một bài báo trước đây về Lịch . “Nếu không, bạn sẽ có nguy cơ bị trì hoãn, bỏ lỡ thời hạn hoặc dễ bị phân tâm và tụt hậu”.

Đặt giờ làm việc cụ thể.

Choncé cũng nói rằng, “Điều quan trọng là phải đặt giờ làm việc của bạn vì bạn cũng muốn biết mình có thể hoàn thành bao nhiêu trong một ngày làm việc.” Cô ấy sử dụng lập lịch khối và danh sách việc cần làm để sắp xếp các công việc của mình trong ngày. Đó là một cách đơn giản và hiệu quả để giúp “hiểu đầy đủ về ngày hôm nay của tôi sẽ như thế nào và tôi sẽ làm gì”.

“Khi tôi sắp kết thúc giờ làm việc đã định, tôi biết đã đến lúc thư giãn và bắt đầu hoàn thành công việc. Điều này giúp tôi chuyển sang các lĩnh vực khác trong cuộc sống mà không cảm thấy căng thẳng hay ‘tội lỗi’ vì đã rời bỏ công việc kinh doanh của mình. ”

Đây là một ví dụ sơ bộ về lịch trình hàng ngày của tôi trông như thế nào:

6:00 – 7:00 sáng: Căng thẳng, ăn sáng, email và nguồn cấp dữ liệu RSS.

8h00 – 11h00: Nghiên cứu và lập dàn ý cho bài viết.

11:00 – 12:00: Gặp gỡ hoặc tiếp xúc với khách hàng.

12:00 – 1:00: Ăn trưa, email, tin nhắn, mạng xã hội và nguồn cấp dữ liệu RSS.

1:00 – 2:00: Tập thể dục và dắt chó đi dạo.

2:00 – 5:00: Viết bài cho khách hàng.

5:00 – 8:00: Ăn tối, hoàn thành các bài báo của khách hàng và chuẩn bị cho ngày mai.

Làm việc ngoài giờ. Tôi cố gắng bắt đầu ngày mới sớm, giống như những người khác. Bằng cách này, tôi không bị phân tâm bởi những người khác trong nhà, email hoặc tin nhắn. Tôi thậm chí đã đi vào các quán cà phê sau bữa tối vì chúng không đông đúc vào thời điểm đó.

4. Xác định và loại bỏ phiền nhiễu

Sự phân tâm được cho là rào cản lớn nhất giữa bạn và việc quản lý thời gian hiệu quả, cũng như năng suất. Những thứ gây xao nhãng phổ biến là điện thoại thông minh, mạng xã hội, email và nền tảng nhắn tin.

Các sửa chữa đơn giản nhất của tất cả  – tắt thông báo.

Cách khắc phục đơn giản nhất là tắt mọi cảnh báo hoặc thông báo trên điện thoại hoặc máy tính của bạn – cả thiết bị Android và iOS đều có tính năng “Không làm phiền”.

Tuy nhiên, nếu bạn là một freelancer làm việc tại nhà, bạn có thể phải đối mặt với những thứ gây xao nhãng như TV, gia đình hoặc bạn cùng phòng, việc nhà, hàng xóm ồn ào, hoặc không có dụng cụ hoặc thiết bị phù hợp.

Bạn đã bao giờ nghe nói về nút tai hoặc “Nhịp đập?”

Tìm những điều phiền nhiễu nào đang ảnh hưởng đến năng suất của bạn và sau đó tìm giải pháp. Ví dụ: bạn có thể muốn bắt đầu làm việc tại một quán cà phê hoặc không gian làm việc chung vì chúng loại bỏ hầu hết các yếu tố gây xao nhãng được liệt kê ở trên.

Nếu đó không phải là một lựa chọn, thì hãy có một khu vực làm việc chuyên dụng ở một vị trí yên tĩnh. Lý tưởng nhất, đây sẽ là một căn phòng dự phòng, nơi bạn có thể đóng cửa.

Bạn cũng nên đầu tư vào tai nghe chống ồn và dành một ngày mỗi tuần cho công việc gia đình để chúng không làm bạn mất tập trung vào công việc.

5. Chia nhỏ các dự án lớn hơn

Bạn vừa nhận được một nhiệm vụ dự án lớn từ một khách hàng. Bản năng đầu tiên của bạn là xem xét toàn bộ dự án. Kết quả là bạn bị choáng ngợp và trì hoãn vì bạn không biết mình sẽ bắt đầu từ đâu.

Chia nhỏ các dự án công việc lớn – giống như bất kỳ dự án nào của bạn.

Thay vào đó, hãy chia nhỏ dự án đó thành các nhiệm vụ nhỏ hơn. Ví dụ, khi tôi phải viết sách điện tử, tôi tập trung vào từng chương một. Tôi bắt đầu bằng cách nghiên cứu và chỉ phác thảo chương mà tôi đang làm. Sau khi nó được phác thảo, tôi chỉ tập trung vào việc viết chương đó.

Một  nơi để bắt đầu  và làm cho dự án có vẻ dễ quản lý hơn nhiều.

Đây là một mẹo khác mà tôi đã học được – hãy chia nhỏ một ngày của bạn thành những khối. Đây là một hack năng suất được gọi là  Quy tắc 52 và 17 .

Vì vậy, khi tôi đang viết một dự án lớn, tôi dành ra hai giờ để viết vào lịch của mình với 17 phút giải lao giữa thời gian tôi đi làm, thiền hoặc dọn dẹp bát đĩa thật nhanh. Điều này giúp tôi tập trung vào những gì tôi hiện đang làm, đồng thời ngăn chặn sự phân tâm làm gián đoạn dòng chảy của tôi.

6. Giới hạn cơ sở khách hàng của bạn

Khi bạn mới bắt đầu với tư cách là một freelancer, bạn không có gì phải dè dặt trong việc chấp nhận mọi hợp đồng biểu diễn theo cách của bạn. Đó là một ý tưởng không tồi khi bạn cần tiền mặt và xây dựng danh mục đầu tư.

Tuy nhiên, cuối cùng, bạn sẽ bắt đầu làm việc với nhiều khách hàng nổi tiếng hơn. Bởi vì họ đang trả cho bạn một khoản tiền kha khá, họ sẽ đòi hỏi bạn nhiều thời gian hơn. Trong trường hợp này, bạn có thể không còn xử lý được những công việc nhỏ hơn đó nữa.

Bạn thực hiện lời khuyên tiếp theo – khi bạn có đủ điều kiện để làm như vậy – và không phải trước khi bạn trang trải các hóa đơn của mình. Cho đến khi các hóa đơn được thanh toán – hãy ngậm miệng lại và hối hả.

Ngoài ra, bạn cũng có thể muốn sa thải các khách hàng cụ thể – ngay cả khi họ trả lương cao. Tôi biết điều đó nghe có vẻ vô lý, chỉ có một số khách hàng yêu cầu sửa đổi liên tục vì họ là người cầu toàn hoặc không biết họ muốn gì. Điều này ngăn cản bạn hoàn thành công việc khác, có nghĩa là bạn có thể phải chia tay chúng.

7. Chỉ cần nói “không!”

Người bạn thân nhất của bạn nhắn tin hỏi bạn có muốn đi ăn trưa không. Một khách hàng gửi email cho bạn hỏi rằng bạn có thể bắt đầu làm việc trên một dự án càng sớm càng tốt. Phản ứng đường ruột của bạn có thể là nói “có” với một trong hai tình huống. Điều này có nghĩa là bạn đang bị cuốn ra khỏi công việc trong tầm tay.

Tôi biết rằng bạn không muốn xúc phạm bất kỳ ai, nhưng đôi khi bạn chỉ cần nói “không”. Nếu bạn bị sa lầy, thì bạn cần cho khách hàng biết rằng bạn đã có đầy đủ thông tin hôm nay và không thể bắt đầu dự án của họ cho đến tuần sau. Nếu bạn đang ở trong “khu vực”, hãy lên kế hoạch ăn trưa với bạn bè của bạn vào một ngày khác, nơi bạn có thể linh hoạt hơn.

8. Làm việc theo lô

Tác giả bán chạy nhất Amanda Abella viết: “Theo nhóm là một hình thức năng suất, nơi bạn sắp xếp các công việc theo nhóm  nhất định. “Nói cách khác, bạn chặn thời gian trên lịch cho những công việc tương tự.”

Đối với tôi, khi tôi viết – tôi thực hiện tất cả các nghiên cứu và dàn ý cho các bài báo trong ngày vào buổi sáng. Sau đó tôi viết tất cả bài báo của mình – sau đó chỉnh sửa và định dạng chúng. Bằng cách này, tôi sẽ không chuyển đổi giữa các tác vụ hoặc chuyển đổi giữa các tab.

Khi đến lúc viết, tôi chỉ có thể viết một bài báo ra, thay vì nghiên cứu, viết và chỉnh sửa nó cùng một lúc.

9. Gamification

Điều này không có nghĩa là bạn thực sự biến công việc thành một trò chơi. Nó có nghĩa là  sử dụng các nguyên tắc trò chơi trong quá trình của bạn  để thúc đẩy bạn và làm cho công việc trở nên thú vị hơn.

Quá trình đánh bạc này có thể được thực hiện bằng cách:

Một hệ thống phần thưởng. Bạn đã hoàn thành một dự án trước thời hạn, vì vậy bạn tự thưởng cho mình bằng cách đi chơi với bạn bè.

Một hệ thống điểm. Bạn nhận được điểm khi hoàn thành nhiệm vụ, chẳng hạn như kiếm được một điểm khi dọn dẹp hộp thư đến của bạn.

Một bộ đếm thời gian. Bạn có một khoảng thời gian cụ thể để hoàn thành một nhiệm vụ.

Tìm ra một trong những gợi ý này đập với trái tim của bạn. Bạn sẽ phải tìm ra điều này – nếu bạn thành công với công việc tự do.

Cạnh tranh với một freelancer đồng nghiệp. Đặt ra thử thách để xem ai có thể hoàn thành nhiệm vụ hoặc dự án nhanh hơn.

Lập biểu đồ tiến trình của bạn. Tôi đã theo dõi xem mình có thể viết bao nhiêu từ trong một ngày. Thật ngạc nhiên khi tôi có thể viết được nhiều từ hơn bây giờ so với khi tôi bắt đầu. Và, nó thúc đẩy tôi làm tốt hơn nữa.

10. Thuê ngoài và tự động hóa

Là một freelancer, tôi đã phải học nhiều kỹ năng mới trong nhiều năm để tiếp thị và quản lý doanh nghiệp của mình. Bất cứ khi nào tôi phải cân đối sổ sách hoặc tiếp thị dịch vụ của mình, tôi đều dành thời gian cho công việc.

Tìm hiểu khi nào cần thuê ngoài và tự động hóa các nhiệm vụ bổ sung.

Ví dụ, gần đây tôi đã phải khởi động một chiến dịch tiếp thị qua email cho một khách hàng. Mặc dù tôi biết phải làm thế nào, nhưng tôi đã tìm thấy một người nào đó trên Fiverr để giúp tôi bắt đầu. Bằng cách này, tôi có thể chỉ tập trung vào việc tạo lịch nội dung và soạn các bài báo cho khách hàng.

Sau khi thiết lập, chiến dịch đã sử dụng tự động hóa để trả lời khách hàng, chẳng hạn như nhận email chào mừng khi đăng ký nhận bản tin hoặc nhận xác nhận bán hàng.

11. Đánh giá cuối ngày

“Trước khi hoàn thành công việc tối nay, hãy xem lại lịch của bạn và sắp xếp lại các cuộc họp, cuộc hẹn và công việc đã lên kế hoạch cho ngày hôm sau. Nhìn để xem nếu bạn có thể sắp xếp lại các cuộc họp không ưu tiên để ngày hôm sau nếu bạn cần. Làm việc thông minh hơn, suy nghĩ lớn hơn.

Bạn cũng nên xem xét tuần tiếp theo trong lịch của mình để xem “liệu ​​bạn có thể thu gọn hai cuộc họp thành một cuộc họp bằng cách gặp hai người cùng một lúc hay không”.

Đừng quên xác định vị trí “và lên lịch cho khoảng thời gian 30 – đến 60 phút (thậm chí nhiều lần mỗi ngày) trong thời gian đó bạn có thể đóng cửa hoặc tắt email hoặc điện thoại của mình. Bạn có thể dành những khoảng thời gian này nếu bạn phải tập trung vào một dự án hoặc ưu tiên duy nhất mà không bị gián đoạn. ”

Trong kỳ tiếp theo, Wikicabinet lối sống xanh trân trọng mời độc giả đón đọc chủ đề To navigate is to live responsibly.

Nếu có những thắc mắc hay muốn tìm hiểu về bất kỳ chủ đề nào, hãy liên hệ với Wikicabinet lối sống xanh bằng cách bình luận ở phía dưới nhé.

Leave a Reply